Algemene voorwaarden Cadzandië
Reservatie voor groepen
Cadzandië is een groepsverblijf en wij ontvangen groepen vanaf 20 volwassen personen. Uiteraard zijn kinderen ook welkom. Zij worden echter niet meegerekend in het minimum aantal van 20 personen. De verantwoordelijke vermeldt op de reservatie-overeenkomst het geschatte aantal deelnemers . De verantwoordelijke geeft uiterlijk tien dagen vóór aanvang van het verblijf het definitieve aantal deelnemers op. Hij geeft ook het aantal personen die in een standaardkamer (2 pers. per kamer) en in een eenpersoonskamer zullen verblijven.
De organisatie behoudt de mogelijkheid om het verblijfcentrum Cadzandië te verhuren aan meerdere groepen op hetzelfde moment, rekening houdend met de capaciteit, het comfort van de klanten en hun activiteiten.
Reservatie, voorschot & facturatie
Na ontvangst van de ondertekende reservatie-overeenkomt bezorgen wij u een voorschotfactuur van € 15 per persoon per nacht. Na ontvangst van dit voorschot is uw reservatie definitief.
Het saldo van de verblijfskosten wordt na uw verblijf gefactureerd. Eventuele bijkomende kosten worden toegevoegd aan de laatste factuur. De prijs is berekend op een volpension formule, waarin drie maaltijden per overnachting inbegrepen zijn in de prijs. Indien een groep of een persoon ervoor kiest om een maaltijd over te slaan kan dit niet in mindering gebracht worden. De verblijfsprijs geldt voor de totale groep. Indien een (of meerdere) personen een of meerdere dagen minder verblijven, worden zij alsnog aan de totale verblijfsprijs gefactureerd.
Indien bij de incheck blijkt dat één of meerdere personen last-minute afgemeld hebben, hanteren wij een inchecktolerenatie van 2 personen (bij een groep tot 50 deelnemers) en 3 personen (bij een groep van meer dan 50 deelnemers). Dit steeds met het in acht houdend van het minimale aantal van 20 deelnemers.
Minimum aantal deelnemers
Cadzandië is een groepsverblijf. Het minimum aantal deelnemers is 20 personen voor volwassen groepen, en 40 personen voor jeugdgroepen en scholen. Indien u met minder deelnemers bent worden deze minimale aantallen gefactureerd. Vanaf 80 gefactureerde personen is exclusiviteit op het domein bespreekbaar.
Annulatie
Wenst u uw verblijf te annuleren, dan zijn de annulatiekosten afhankelijk van de periode waarin u annuleert:
• Meer dan 9 maanden op voorhand: 0% en we betalen u het voorschot terug.
• Tot 3 maand op voorhand: 30% van verblijfskosten te betalen
• Tussen 3 maand op voorhand & 2 weken op voorhand: 70% van verblijfskosten te betalen
• Binnen de 2 weken op voorhand: 100% van verblijfskosten te betalen
Odience bv kan niet aansprakelijk gesteld worden bij annulatie van een verblijf, indien deze annulatie te wijten is aan overmacht, en indien deze annulatie ten minste 3 weken voor de voorziene verblijfdatum gebeurt.
Indien Odience bv voor het betreffende verblijf al een bedrag ontvangen heeft, verbindt zij zich ertoe dit bedrag integraal terug te betalen.
Aantal wooneenheden
Bij reservatie reserveren wij een aantal wooneenheden voor uw groep. Indien u meer wooneenheden wenst (bv. meer eenpersoonskamers) gelieve dit te melden bij reservatie. Wijzigingen in het aantal wooneenheden en het aantal personen zijn nadien enkel mogelijk onder voorbehoud van beschikbaarheid.
Onderhoud
Onze prijzen zijn berekend op een participatie van de gasten tijdens hun verblijf. Na de maaltijden ruimen de deelnemers de eetzaal op en doen de afwas.
Praktische afspraken
Gelieve de deelnemers van uw organisatie op de hoogte te brengen van de afspraken in Cadzandië.
Het domein Cadzandië
Cadzandië is rookvrij, er wordt niet gerookt in de gebouwen en op het terrein. Er zijn rookruimtes op de
parking en achter de zaal ‘Vergezicht’.
Logeren op de parking is niet toegestaan.
De bezoekers worden verzocht de rust te respecteren. We vragen u om geen gebruik te maken van muziek in de wooneenheden en om geen lawaai te maken op het terrein vanaf 22u.
De auto’s worden buiten het domein op de parking voor bezoekers geplaatst. Voor laden en lossen wordt een uitzondering gemaakt.
De groepsleiding verklaart zich verantwoordelijk voor eventuele schade aangebracht aan het eigendom (vast of roerend) van Cadzandië door leden van de groep.
Binnen dertig dagen na het verblijf wordt de financiële vergoeding in onderling overleg vastgesteld en betaald door de groepsleiding.
Cadzandië is niet verantwoordelijk voor diefstal of verlies van eigendommen van de gasten die verblijven op het domein.
Kinderen vallen onder toezicht van de ouders of begeleiders. Cadzandië kan in geen enkel opzicht aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen.
Huisdieren zijn niet toegelaten.
De zalen en de wooneenheden
De wooneenheden zijn beschikbaar vanaf 16u op de dag van aankomst. Op de vertrekdag dienen de
wooneenheden vrij te zijn om 10u. De zaal is beschikbaar vanaf 18u op de dag van aankomst. Op de vertrekdag dient de zaal vrij te zijn om 16u.
Omwille van de brandveiligheid vragen wij bij aankomst een lijst van de deelnemers en hun kamers. Wij bezorgen jullie op voorhand een blanco kamerlijst.
Om hygiënische redenen wordt elke deelnemer verplicht bedlinnen te gebruiken (een kussensloop, een onderlaken en een donsovertrek). Deze brengt de deelnemer zelf mee of kan gehuurd worden aan het onthaal.
In de wooneenheden, meditatiezalen en yogaruimtes worden geen schoenen gedragen.
Gelieve de ramen en deuren van de wooneenheden en de algemene ruimtes ’s avonds en tijdens afwezigheid te sluiten. Denk aan het milieu en verlaag ’s avonds en bij afwezigheid de verwarming.
Gelieve het servies, de meubels of de donsdekens in de wooneenheden niet te verhuizen. Stoelen,
meditatiematten en meditatiekussens moeten binnen blijven. Bestek en servies wordt niet naar de kamers meegenomen. Indien er iets extra nodig is in de zaal, helpt de centrumverantwoordelijke u graag.
Vanwege brandgevaar mogen er geen kaarsen gebruikt worden in de wooneenheden. In de zalen laten we dit enkel toe onder toezicht.
Schoonmaak (indien de groep zelf schoonmaakt)
Poetsgerief bevindt zich in elke wooneenheid en in zalen. We hebben in iedere wooneenheid een checklist klaar om u te helpen.
Gelieve in uw programma op de laatste dag minimum een uur te voorzien voor de schoonmaak en dit samen met de deelnemers te overlopen. Wij begeleiden u graag bij de eindschoonmaak.
Groepen worden verwacht hun wooneenheid en de gehuurde zalen te poetsen. Indien gewenst kan dit uitbesteed worden tegen betaling (zie prijslijst).
Voeding en maaltijden
De maaltijden worden genomen om 8u, 12u30 en 18u. Een aangepaste uurrooster is mogelijk mits overleg met de centrumverantwoordelijke.
De deelnemers helpen mee bij de afwas. Gelieve hiervoor voldoende tijd te voorzien in uw programma.
Indien alternatieven moeten voorzien worden voor allergieën, gelieve ons 10 dagen op voorhand te verwittigen.
Er is een frigo ter beschikking voor de deelnemers in de eetzaal.
Er is een frigo met drank in de bar van de verschillende zalen en een kassa om uw consumptie te
betalen. Indien gewenst, kan dit verbruik ook op de factuur worden mee geteld. U mag ons een seintje geven indien u graag heeft dat wij de frigo bijvullen.
Het is niet toegelaten om eigen drank mee te nemen. Wij voorzien een frigo met drank aan een democratische prijs.
Indien u met kinderen op het domein verblijft, gelieve er rekening mee te houden dat de Nederlandse wet alcoholische dranken onder de 18 jaar verbiedt.
Vragen tijdens uw verblijf
Wij zijn aanwezig om uw te helpen en voor al uw vragen. U kunt uw vraag opschrijven in een schriftje aan het onthaal of ons aanspreken tijdens de maaltijden of aan de receptie.
Bij dringende vragen kunt u onze conciërge bereiken op het nummer dat uitgestald staat aan de receptie of via de parlofoon aan het onthaal.